会計の活用はリアルタイムなデータ集計がカギ　前編

前回の記事で、これからの経営は データ ＝ 会計 を活用できるかがカギとなること、そのためには リアルタイム
に会計を集計する必要があることをご紹介しました。

会計を見て、自社を分析しようとした時に、会計が半年前の数字では意味がありません。

このページでは、会計をリアルタイムで見られるようにするために必要なこと、ツールをご紹介いたします。

それでは下記をご覧ください。

リアルタイム な集計の実現には、インプットとアウトプットの自動化がカギとなる

リアルタイムに会計を集計するためには、インプットとアウトプットの２つの側面で自動化を図れることが重要になります。帳簿の作成をエクセルで行う場合もありますが、関数を組み込む作業は大変です。

そのため、一般的には多くの企業では何かしらの会計システムを導入し、会計の集計を自動化させられるよう取り組んでいます。

一昔前までは紙の伝票に記入していた内容をPCに打ち込んでいくと、自動的に損益計算書、貸借対照表が出来上がる、といったものでした。

しかし、近年はクラウド会計に代表されるように、伝票に入力することなく、半自動的に仕訳を生成する機能が主流となってきました。

今回の記事では、インプット面のご紹介をします。

インプット面　

インプット面においてリアルタイムな集計を実現する最も代表的な機能といえば、「Fintech」でしょう。　

Fintech

Fintechとは、様々な意味で使われますが、今回の狭義の意味では、インターネットバンキング（以下、IB）やクレジットカードのデータを会計システムと連動させることで、仕訳を半自動的に作成し、読み込ませる機能です。⇨会計システム会社による紹介ページもご参考ください。

銀行信販データ受信機能

TKCのFinTechサービス「銀行信販データ受信機能」で毎日の経理事務を省力化。99％超の銀行(法人口座)に対応しています。

半自動的に、というのは確認せずに仕訳になってしまうと誤った仕訳になる可能性があるので、１仕訳ごとに確認が求められる、という意味で半自動的なだけで、仕訳の情報を入力することはほぼありません。

一般的に企業で発生する仕訳のうち、３０〜５０％はIB,やクレジット上で発生する取引であるため、Fintechを取り入れるだけで、インプット業務は半分削減することも可能になってきます。

技術的には10年ほど前から誕生し、ほぼ安定してきております。利用に際して、IBを既に利用していれば新たに費用が発生することもないため、今普及が大変広がっています。

基本的にはどの会計システムにも搭載されていますので、ぜひ活用の検討をしてみて下さい。

スキャンデータからの仕訳作成

最近CM等で画像を読み取り、仕訳を自動作成といった宣伝を見かけないでしょうか？近年急速に発達してきている機能です。紙の領収書や請求書をAIが読み取ると、自動で解析して仕訳を作成できます。

⇨会計システム会社による紹介ページもご参考ください。

紙証憑は自動仕訳が当たり前！？｜知って納得！弥生製品・サービス活用術

レシートなどの紙証憑を自動仕訳する方法についてご紹介します。

最近では電子帳簿保存法という法律が改正されて電子で取得した領収書等は、紙ではなく電子で保存しなければならないと定められたこともあり、こちらも今年から非常に普及が始まっている機能です。

ただし、この機能を活用するためには、スキャンするための機械やスキャンするシステムをオプションで購入する必要があるケースが多いため、基本的に追加でコストがかかるものと認識していた方が良いです。

エクセル読み込みによる仕訳作成

エクセルで管理している現金出納帳、経費精算、旅費精算、買掛金一覧表等はありますか？

そういった集計しているエクセルの資料を見ながら会計システムに手入力というのが一般的でした。

しかし、近年ではそのエクセルの資料を読み込み仕訳を作成できる機能も出てくるようになりました。

この機能は大きく分けて、会計システム側で指定したフォーマットの通りにデータを並べられたエクセルを読み込むタイプと、フォーマットの指定なしに読み込めるタイプの２つがあります。

一般的にはフォーマット指定のタイプはシステムに標準搭載されている場合が多いです。しかし、使える場面が限られる、というのが現状です。

MFクラウド会計。現金取引はExcelで入力するのがおすすめです。 | 湊真志税理士事務所

クラウド会計ソフトは、銀行取引やカードでの支払いについては、データ連携できて、自動に会計データとなり便利です。しかし、現金での経費支払いについては、連携する元データがなく、手入力する必要があります。手入力する方法は、大きく分けて二つあります。 クラウド会計ソフト上で、仕訳を入力する Excelに取引を入力して、クラウド会計ソフトに取り込むおすすめは後者のExcelに入力して、クラウド会計ソフトに取り込む方法です。クラウド会計ソフトは

一方、フォーマット指定なしで読み込めるタイプはオプションであったり、上位システムで使えるという場合が多く、それなりに多くのコストがかかります。

ただし、コストはかかりますが、フォーマットの指定なしで読み込めるタイプの効果は絶大です。

エクセル上で管理、集計されているほぼあらゆるデータが読み込めると認識して良いでしょう。

また、会計システムの周りにある、販売管理システム、給与システム、経費精算システムの取引データは、最近のシステムであればエクセルに出力できることが一般的です。

このように様々なシステムから多様なフォーマットで出力されたエクセルを瞬時に自動的に読み込めることは大変魅力的です。

まとめ

以上、インプットの自動化についてご紹介しました。

Fintech、スキャンデータからの仕訳作成だけでも、取引の半分は自動化できます。

それに加えて、エクセル読み込みによる仕訳作成を行うことで、発生する取引の９割以上は削減できます。

Fintech、スキャンデータ、エクセル読み込みの３つの機能を活用できれば、インプット面におけるリアルタイムな集計は完璧に実現できたといってもいいでしょう。

次回以降、今回ご紹介したインプット面の機能について、各社から提供されている会計システムの機能についてご紹介していきます。